Adjointe administrative (Facturation)

Profil de l’entreprise
EFEL Experts-conseils est une firme de génie conseil spécialisée dans le domaine des infrastructures municipales. Notre équipe est composée d’ingénieur(e)s, de technicien(ne)s de chantier et de technicien(ne)s dessinateurs chevronnés. EFEL Experts-conseils se démarque entre autres par son esprit d’équipe hors du commun. Les employés œuvrent dans un environnement de travail à la fine pointe de la technologie.
EFEL œuvre dans le secteur privé, municipal et gouvernemental. Nous offrons à notre clientèle les services complets en ingénierie: relevés, études, plans et devis ainsi que la surveillance des travaux. EFEL maîtrise les particularités des normes, règlements et critères de conception pour la plupart des domaines d’expertise du génie civil (infrastructures urbaines, transport, mécanique de procédé, etc.).
Nos concepts sont optimisés pour répondre aux critères de qualité de nos clients. Les ouvrages que nous concevons doivent être durables et améliorer le milieu où nous vivons. Nous le savons. Nous le respectons. Nous l’appliquons.
EFEL Experts-conseils est sans cesse à la recherche de nouveaux talents. Pour plus d’informations ou pour déposer votre candidature, veuillez visiter le www.efel.ca

Sommaire du poste
L’adjoint(e) relève du président et il(elle) aura la responsabilité de la facturation des projets mensuellement ainsi que la collecte des comptes clients.
Il(elle) amènera du support administratif aux ingénieurs pour diverses demandes ainsi que pour les appels d’offre.  
Il(elle) aura également le mandat de remplacer l’adjointe du président lors de ses absences ainsi que le poste de réception.

Principales responsabilités et tâches
Facturation 
•    Sortir les évolutions de projets pour les chargés de projet;
•    Transmettre les évolutions ainsi que les dernières facturations de chacun de leur projet;
•    Procéder à la facturation des TEC du mois;
•    Transmettre les factures aux clients;
•    Faire le suivi auprès des clients sur le paiement des factures;
•    Préparer les documents nécessaires pour les décomptes MTQ;
•    Assurer une relève pour la réception;
•    Assister à l’ouverture des projets dans GP et créer les formats de facturation.  
Assistance aux ingénieurs
•    Assister le chargé de projet pour projets MTQ;
•    Soutien pour les devis, appels d’offres;
•    Participer aux activités de recrutement (ex. rédaction des postes d’affichage, des tâches);
•    Mettre à jour les pages des réseaux sociaux et site web.

Compétences recherchées

Exigences techniques
•    Diplôme d'études collégiales (DEC) en sciences de l’administration, en bureautique ou toute autre formation jugée équivalente;
•    5 ans ou plus d’expérience pertinente à titre d’adjoint(e) administrative; 
•    Une expérience dans le domaine du génie conseil considéré comme un atout;
Exigences particulières
•    Maintenir de bonnes communications avec les intervenants du projet; 
•    Une excellente maitrise de la suite Microsoft Office (Word, Excel, Powerpoint, Outlook); 
•    Une connaissance d’Adobe Acrobat considéré comme un atout;
•    Un sens de l’initiative, souci du détail;
•    Capacité à travailler en équipe;
•    Excellente communication tant à l’oral qu’à l’écrit;

Informations complémentaires
Horaire
•    Sur une base de 40 heures par semaine;
Salaire
•    Selon l’expérience;
Avantages
•    RÉER collectifs;
•    Programme d’assurance collective;