Adjointe de direction

EFEL Experts-conseils est une firme de génie-conseil spécialisée dans le domaine des infrastructures municipales et du transport. Notre équipe est composée d’ingénieurs, de techniciens de chantier, de dessinateurs et d’arpenteurs chevronnés. Ensemble, ils contribuent à la réalisation de projets de qualité, alliant rigueur, expertise et innovation. EFEL Experts-conseils se démarque entre autres par son esprit d’équipe hors du commun. De plus, les employés œuvrent dans un environnement de travail à la fine pointe de la technologie.

EFEL œuvre dans les secteurs privé, municipal et gouvernemental. Nous offrons à notre clientèle les services complets en ingénierie: relevés, études, plans et devis ainsi que la surveillance des travaux. Nous sommes la référence en matière d’expertise en génie civil, couvrant les infrastructures urbaines, le transport et la mécanique de procédés.

Nos concepts sont optimisés pour répondre aux critères de qualité de nos clients. Les ouvrages que nous réalisons se doivent d’être durables nous permettant de contribuer positivement à l’environnement dans lequel nous évoluons.

Nous le savons. Nous le respectons. Nous l’appliquons.

EFEL est une entreprise en constante évolution, toujours à la recherche de nouveaux talents pour accompagner sa croissance.

L’adjoint relèvera directement du président et participera à plusieurs volets des activités de l’entreprise.

• Préparation des offres de services;
• Support administratif à la direction;
• Support administratif aux ingénieurs;
• Facturation mensuelle des projets;
• Remplacement occasionnel de l’adjointe du président lors de ses absences, notamment pour la réception.

Volet Facturation (25 %)

La facturation des projets s’effectue avec le logiciel JOVACO.

• Préparer et transmettre les évolutions de projets aux chargés de projet;
• Ouverture des projets dans le logiciel
• Procéder à la facturation des projets en collaboration avec les chargés de projet;
• Transmettre les factures aux clients et effectuer le suivi des paiements;
• Préparer les documents nécessaires en lien avec les factures du MTQ;
• Assister à l’ouverture des projets dans le système de gestion et créer les formats de factures.

Volet assistance à la direction (50 %)

• Élaboration d’offres de service qualitatives;
• Bâtir de nouveaux processus afin d’améliorer divers volets de l’entreprise avec le Viceprésident
• Gérer et maintenir à jour le système qualité (ISO 9001:2015) de l’entreprise en collaboration avec le directeur qualité;
• Bâtir et maintenir à jour un programme de formations à l’attention des employé(e)s en collaboration avec le directeur infrastructure;
• Rédiger les descriptions de postes lors du recrutement d’employé(e)s en collaboration avec le président ou le directeur infrastructure;
• Organiser les activités du club social;
• Gérer les pages Facebook et LinkedIn de l’entreprise;
• Effectuer le classement du président et du directeur infrastructure;
• Réaliser toutes tâches attribuées par le président ou le directeur infrastructure en lien avec les objectifs de la planification stratégique.

Volet Assistance aux ingénieurs (25 %)

Nos ingénieurs sont polyvalents mais un support clérical leur permette d’augmenter leur efficacité et uniformiser les produits livrables.

• Corriger les différents textes soumis par les ingénieurs;
• Rédiger des lettres, devis, rapports, bordereaux de quantités et estimations;
• Réaliser des analyses de soumissions;
• Transmettre la correspondance.

Exigences techniques

• Diplôme d'études collégiales (DEC) en sciences de l’administration, en bureautique ou toute autre formation jugée équivalente;
• 10 ans ou plus d’expérience pertinente à titre d’adjoint(e) administratif(ve);
• Expérience dans le domaine du génie-conseil ou municipal.

Exigences particulières

• Bon sens de la communication;
• Excellente maîtrise de la suite Microsoft Office (Word, Excel, Powerpoint, Outlook);
• Connaissance d’Adobe Acrobat;
• Connaissance de JOVACO (atout)
• Sens de l’initiative et souci du détail;
• Capacité à travailler en équipe;
• Excellente communication tant à l’oral qu’à l’écrit.

Horaire

• Sur une base de 37.5 heures par semaine
• Temps supplémentaires occasionnels;
• Congé les vendredis après-midi.

Salaire

• Selon expérience 

Avantages

• REÉR collectifs;
• Programme d’assurance collective, dentaire et soins médicaux;
• Équipements de bureau et chantier à la fine pointe de la technologie;
• Événements d'entreprise;
• Stationnement sur place

Afin d’alléger la lecture, le masculin est utilisé sans aucune intention d’exclusion. Il désigne, lorsque pertinent, l’ensemble des personnes, peu importe leur genre.